Ein papierloses Büro anzustreben ist nach wie vor eine utopische Zielsetzung in zahlreichen Unternehmen, insbesondere im Dienstleistungsbereich. Und selbst wenn wir bis auf weiteres nicht komplett auf Papier verzichten können: Nicht nur die Ausgabe und der Druck , sondern auch die Erfassung von Dokumenten ist für die Mehrzahl der Unternehmen in der heutigen Zeit aus genau diesem Grund ein wichtiges Thema. Selbstverständlich spielen hier auch Ressourcen-Schonung, digitale Abrufbarkeit von Dateien sowie einfachere Archivierung eine zentrale Rolle. Vor diesem Hintergrund ist es nicht überraschend, dass das Thema „Scannen“ bereits in aller Munde ist.

Deutlich weniger Unternehmen ist allerdings bewusst, dass innerhalb des Scan-Prozesses großes Optimierungspotential brach liegt, welches mit intelligenter Software schnell gehoben werden kann. Um diese Potentiale in zählbare Zeit- und Kostenersparnisse zu überführen, kommen Scan-Workflow-Systeme zum Einsatz. Diese erweitern den klassischen Scan eines Dokumentes hin zu einer intelligenten Erfassung und Verteilung bzw. Ablage des Eingangsdokuments unter Einbezug der Rahmenbedingungen und Erfordernisse Ihrer Geschäftsprozesse. So ermöglichen beispielsweise OCR-Scans die Schrifterkennung in eingescannten Dokumenten und können so beispielsweise auf Basis einer bestimmten Rechnungssumme intelligent Dokumente im Unternehmen zu entsprechenden Freigabestellen weiterleiten. Auch das interne Dateien-Management, Verwaltung auf dem Server und daran angeknüpft die eindeutige Zuweisung von Dokumenten zu bestimmten Personen beispielsweise via E-Mail inklusive einer möglichen Verschlüsselung kann eine solche Scan-Workflow-Software einfach abdecken.

Ob es nur um die Optimierung des Dokumentes, das Erstellen durchsuchbarer PDF-Dateien oder komplexere Szenarien wie den Abgleich erfasster Daten gegen Drittsysteme oder das Arbeiten mit Barcodes geht – nutzen Sie das Potential optimierter Dokumentenerfassung und sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie Software-unabhängig und System-spezifisch und können für Ihre individuellen Bedürfnisse relevante Module entwickeln und implementieren.