Drucker und Multifunktionssysteme werden häufig von mehr als einem Anwender benutzt; Sie stehen am Emfpang oder an zentralen Stellen im Büro. Insbesondere dann, wenn es um Scan-Workflows, also Digitalisierungsprozesse geht, ist es häufig sinnvoll, diese technischen Möglichkeiten auf ein Gerät zu konzentrieren. Möglicherweise sind die auf diesem Gerät gedruckten oder digitalisierten Dokumente nicht für jedes Auge bestimmt. Handelt es sich beispielsweise um Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Personalthemen sollen selbstverständlich nicht alle Mitarbeiter diese vertraulichen Unterlagen einsehen können. Wie also sicherstellen, dass vertrauliche Dokumente nicht in die falschen Hände geraten?

Diese Anforderung lösen moderne so genannte Accounting- und Follow-Me-Lösungen. Durch eine sichere Authentifizierung des jeweiligen Benutzers ist sichergestellt, dass Ihre Dokumente nicht versehentlich in die falschen Hände geraten. Diese Authentifizierung kann beispielsweise über Passwörter, Hardware-Chips oder auch Dokumentenverschlüsselung gelingen, um auch eine sichere Zustellung sicher zu stellen. Selbstverständlich kann diese Software in Kombination mit Scan-Workflows auch eine automatisierte Vertraulichkeitsprüfung vornehmen und die digitalisierten Dokumente entsprechend zuweisen und freigeben.

Darüber hinaus erreichen Sie über das Accounting-Modul stets Kosten- und Nutzentransparenz auf Kostenstellenebene. Ist also klar, welche Person oder Abteilung einen bestimmten Dokumenten-Druck vorgenommen hat, ist eine eindeutige buchhalterische Zuordnung denkbar. Diese Zuordnung hilft im Rahmen der Effizienzsteigerung Ihrer Drucksysteme gleichzeitig dabei, bei einem neuen System-Rollout oder einer Flottenerweiterung entsprechend zielgerichtet Geräte bestimmten Nutzern oder Abteilungen zuzuweisen.

Die von uns angebotenen Follow-Me- und Accounting-Lösungen integrieren sich nahtlos in bestehende Infrastrukturen, wie zum Beispiel Active Directory, Zutrittskontrollsysteme und Zeiterfassungen. Sie wollen mehr erfahren? Sprechen Sie uns an!